機密書類の電子化とは

機密書類の電子化とは

少子高齢化が問題視されている今の日本において、労働力不足は、解決するべき問題です。そのために、労働者が働きやすい環境づくり、というものが行われており、そのうち一つが、テレワークの推進です。しかし、機密文書が紙で会社に置いてあるため、テレワークを行うことができない、というような会社もまだまだたくさんあります。では、どうして機密書類の電子化が進まないのでしょうか。

なぜなら、電子データ化すると、情報セキュリティを厳重にしなければいけなくなるからです。もし、電子化した機密書類が漏洩したら、会社の存在の危機につながる可能性があります。ほとんどの中小企業は、情報セキュリティがそこまで高くないため、不安に思い、紙を使い続けている、という場合が多いのです。

また、法律に詳しくない、という場合もあります。法律的には、様々な機密書類を電子データとして保存しておけば、紙の書類は捨てて良い、というルールになっているのですが、それを知らないため、未だに紙を使い続けているということもあるのです。

機密書類を電子化することによって、紙を保存する場所を省くことができる他、生産性向上にもつながります。管理をするための人件費も必要なくなります。つまり、いいこと尽くめなのです。ですから、ぜひ、機密書類を電子化するようにしましょう。